17 februari 2017

Welke documenten vragen we van u en waarom?

Welke documenten vragen we van u en waarom?
Met een paar klikken bent u eenvoudig en snel klant van Pay.nl en gedreven als u bent, wilt u natuurlijk meteen aan de slag. Dat snappen we bij Pay.nl en dus maken we het u makkelijk: direct na het invullen van het registratieformulier kunt u in de meeste gevallen al uw eerste betalingen ontvangen. Dit is waar het allemaal begint! U vindt het vanzelfsprekend dat uw betalingen op een juiste en veilige manier worden verwerkt. Zo verwachten uw klanten op hun beurt ook weer dat hun betaling in goede handen is en veilig wordt verwerkt. Het bestaansrecht van u als online ondernemer hangt ten slotte dan ook af van het vertrouwen dat de consument heeft in online aankopen. Om dit vertrouwen te bewaken zijn er door de toezichthouders, aanbieders van online betaaloplossingen en door Pay.nl een aantal voorwaarden opgesteld.
 

In deze blog leggen we daarom u graag uit welke documenten we precies van u nodig hebben en waarom.

Welke documenten moet ik aanleveren voor mijn rechtsvorm?

Wanneer u zich heeft geregistreerd bij Pay.nl, kunt u meteen van start: u hoeft geen weken te wachten op de goedkeuring van documenten. Binnen 15 minuten kunt u al meteen uw eerste betalingen ontvangen. Na uw registratie kunt u de nodige documenten via onze website uploaden. Binnen één werkdag controleren wij deze documenten, evenals de rest van uw dossier en website. Wanneer alles is goedgekeurd, gaan wij over tot de uitbetaling van de inmiddels opgebouwde tegoeden.

Welke documenten u moet aanleveren verschilt per rechtsvorm. Hieronder vindt u een overzicht van alle rechtsvormen en documenten die wij per rechtsvorm van u verwachten.

 

Eenmanszaak

  • Een KVK uittreksel (niet ouder dan 6 maanden).
  • Een kopie van uw ID of paspoort (de voor- en achterkant van het ID of rijbewijs is vereist).
  • Een kopie van uw zakelijk bankafschrift waarop het IBAN (rekeningnummer) en uw bedrijfsnaam vermeld staan (niet ouder dan 6 maanden). U mag saldi en bedragen doorhalen. Heeft u geen zakelijk bankafschrift dan is het alternatief een transactie af te ronden met iDEAL.
  • Daarnaast dient uw thuisadres in het Admin Panel op de persoonlijke accountpagina ingevuld te zijn.

 

Venootschap onder firma (VOF)

  • Een KVK uittreksel (niet ouder dan 6 maanden).
  • Een kopie ID of paspoort van elke vennoot* (de voor- en achterkant van het ID of rijbewijs is vereist).
  • Een kopie van uw zakelijk bankafschrift waarop het IBAN (rekeningnummer) en uw bedrijfsnaam vermeld staan (niet ouder dan 6 maanden). U mag saldi en bedragen doorhalen. Heeft u geen zakelijk bankafschrift dan is het alternatief een transactie af te ronden met iDEAL.
  • Zijn de vennoten gezamenlijk tekenbevoegd dan dienen ten minste 2 vennoten de overeenkomst te tekenen.
  • Daarnaast dient van elke vennoot het thuisadres in het Admin Panel op de persoonlijke accountpagina ingevuld te zijn.

* Belangrijk: Indien 1 of meerdere vennoten een rechtspersoon is, dan dient van die rechtspersoon het uittreksel uit de Kamer van Koophandel te worden toegevoegd. Tevens dient er een volledig ingevuld UBO formulier aangeleverd te worden waaruit blijkt wie de aandeelhouders (UBO's) zijn en wat hun aandelenbelang is.

 

Maatschap

  • Een KVK uittreksel (niet ouder dan 6 maanden).
  • Een kopie ID of paspoort van elke maat* (de voor- en achterkant van het ID of rijbewijs is vereist).
  • Een kopie van uw zakelijk bankafschrift waarop het IBAN (rekeningnummer) en uw bedrijfsnaam vermeld staan (niet ouder dan 6 maanden). U mag saldi en bedragen doorhalen. Heeft u geen zakelijk bankafschrift dan is het alternatief een transactie af te ronden met iDEAL.
  • Zijn de maten gezamenlijk tekenbevoegd, dan dienen tenminste 2 maten de overeenkomst te tekenen.
  • Daarnaast dient van elke maat het thuisadres in het Admin Panel op de persoonlijke accountpagina ingevuld te zijn.

* Belangrijk: Indien 1 of meerdere maten een rechtspersoon is, dan dient van die rechtspersoon het uittreksel uit de Kamer van Koophandel te worden toegevoegd. Tevens dient er een volledig ingevuld UBO formulier aangeleverd te worden waaruit blijkt wie de aandeelhouders (UBO's) zijn en wat hun aandelenbelang is

 

Commanditaire vennootschap (CV)

  • Een KVK uittreksel (niet ouder dan 6 maanden).
  • Een kopie van uw zakelijk bankafschrift waarop het IBAN (rekeningnummer) en uw bedrijfsnaam vermeld staan. U mag saldi en bedragen doorhalen. Heeft u geen zakelijk bankafschrift dan is het alternatief een transactie af te ronden met iDEAL.
  • Van alle beherende vennoten een kopie ID of paspoort* (de voor- en achterkant van het ID of rijbewijs is vereist).
  • Daarnaast dient van elke vennoot het thuisadres in het Admin Panel op de persoonlijke accountpagina ingevuld te zijn.

* Belangrijk: Indien 1 of meerdere beherende vennoten een rechtspersoon is, dan dient van die rechtspersoon het uittreksel uit de Kamer van Koophandel te worden toegevoegd. Tevens dient er een volledig ingevuld UBO formulier aangeleverd te worden waaruit blijkt wie de aandeelhouders (UBO's) zijn en wat hun aandelenbelang is

 

Besloten vennootschap (BV)

Een BV met een enkele aandeelhouder met 100% van de aandelen:
  • Een KVK uittreksel van de hoofdonderneming (niet ouder dan 6 maanden). Staat hierop geen natuurlijk persoon maar bijvoorbeeld een holding als bestuurder, dan dient u hiervan ook een KVK uittreksel aan te leveren.
  • Een kopie van uw zakelijk bankafschrift waarop het IBAN (rekeningnummer) en uw bedrijfsnaam vermeld staan (niet ouder dan 6 maanden). U mag saldi en bedragen doorhalen. Heeft u geen zakelijk bankafschrift dan is het alternatief een transactie af te ronden met iDEAL.
  • Van de bestuurder(s) en UBO's een kopie ID of paspoort (de voor- en achterkant van het ID of rijbewijs is vereist).
  • Daarnaast dient van elke bestuurder en UBO (dit kan dezelfde persoon zijn) het thuisadres in het Admin Panel op de persoonlijke accountpagina ingevuld te zijn
Meerdere aandeelhouders:
  • Een KVK uittreksel van de hoofdonderneming (niet ouder dan 6 maanden). Staat hierop geen natuurlijk persoon maar bijvoorbeeld een of meerdere holdings als bestuurder, dan dient u van de handelend bestuurder ook een KVK uittreksel aan te leveren.
  • Een kopie van uw zakelijk bankafschrift waarop het IBAN (rekeningnummer) en uw bedrijfsnaam vermeld staan (niet ouder dan 6 maanden). U mag saldi en bedragen doorhalen. Heeft u geen zakelijk bankafschrift dan is het alternatief een transactie af te ronden met iDEAL.
  • Een volledig ingevuld UBO-formulier waaruit blijkt wie de aandeelhouders (UBO's) zijn en wat hun aandelenbelang is.
  • Van de bestuurder(s) en UBO's een kopie ID of paspoort (de voor- en achterkant van het ID of rijbewijs is vereist).
  • Daarnaast dient van elke bestuurder en UBO het thuisadres in het Admin Panel op de persoonlijke accountpagina ingevuld te zijn.

 

Naamloze vennootschap (NV)

  • Een KVK uittreksel (niet ouder dan 6 maanden).
  • Een kopie van uw zakelijk bankafschrift waarop het IBAN (rekeningnummer) en uw bedrijfsnaam vermeld staan (niet ouder dan 6 maanden). U mag saldi en bedragen doorhalen. Heeft u geen zakelijk bankafschrift dan is het alternatief een transactie af te ronden met iDEAL.
  • Een volledig ingevuld UBO-formulier waaruit blijkt wie de aandeelhouders (UBO's) zijn en wat hun aandelenbelang is.
  • Van de bestuurders en eventuele UBO's een kopie ID of paspoort (de voor- en achterkant van het ID of rijbewijs is vereist).
  • Daarnaast dient van elke bestuurder en UBO het thuisadres in het Admin Panel op de persoonlijke accountpagina ingevuld te zijn.

 

Vereniging

  • Een KVK uittreksel (niet ouder dan 6 maanden).
  • In geval van een voorzitter (secretaris of penningmeester) met onbeperkte bevoegdheid is van deze voorzitter (secretaris of penningmeester) een kopie van de voor- en achterkant van het ID of rijbewijs vereist.
  • Zijn er meerdere bestuurders gezamenlijk bevoegd, dan is er van minimaal twee bestuursleden een kopie van de voor- en achterkant van het ID of rijbewijs vereist.
  • Een kopie van uw zakelijk bankafschrift waarop het IBAN (rekeningnummer) en uw bedrijfsnaam vermeld staan. U mag saldi en bedragen doorhalen. Heeft u geen zakelijk bankafschrift dan is het alternatief een transactie af te ronden met iDEAL.
  • Wordt het Merchantaccount en de aansluiting door iemand beheerd die niet in het KVK uittreksel staat, dan zijn van die persoon de volgende gegevens noodzakelijk:
    • De voor- en achterkant van het ID of rijbewijs van deze persoon.
    • Een door de bestuurder getekende volmacht (power of attorny) dat die persoon namens de Vereniging diensten bij de Stichting Derdengelden Pay.nl mag beheren.

 

Stichting

  • Een KVK uittreksel (niet ouder dan 6 maanden).
  • In geval van een voorzitter (secretaris of penningmeester) met onbeperkte bevoegdheid is van deze voorzitter (secretaris of penningmeester) een kopie van de voor- en achterkant van het ID of rijbewijs vereist.
  • Zijn er meerdere bestuurders gezamenlijk bevoegd, dan is van minimaal twee bestuursleden (combinatie van voorzitter, secretaris of penningmeester) een kopie van de voor- en achterkant van het ID of rijbewijs vereist.
  • Een kopie van uw zakelijk bankafschrift waarop het IBAN (rekeningnummer) en uw bedrijfsnaam vermeld staan. U mag saldi en bedragen doorhalen. Heeft u geen zakelijk bankafschrift dan is het alternatief een transactie af te ronden met iDEAL.
  • Daarnaast dient van elke handelend bestuurder het thuisadres in het Admin Panel op de persoonlijke accountpagina ingevuld te zijn.
    • De voor- en achterkant van het ID of rijbewijs van deze persoon.
    • Een door de bestuurder getekende volmacht (power of attorny) dat die persoon namens de Vereniging diensten bij de Stichting Derdengelden Pay.nl mag beheren.

 

Coöperatie

  • Een KVK uittreksel (niet ouder dan 6 maanden).
  • In geval van een voorzitter (secretaris of penningmeester) met onbeperkte bevoegdheid is van deze voorzitter (secretaris of penningmeester) een kopie van de voor- en achterkant van het ID of rijbewijs vereist.
  • Zijn er meerdere bestuurders gezamenlijk bevoegd, dan is van minimaal twee bestuursleden (combinatie van voorzitter, secretaris of penningmeester) een kopie van de voor- en achterkant van het ID of rijbewijs vereist.
  • Een kopie van uw zakelijk bankafschrift waarop het IBAN (rekeningnummer) en uw bedrijfsnaam vermeld staan (niet ouder dan 6 maanden). U mag saldi en bedragen doorhalen. Heeft u geen zakelijk bankafschrift dan is het alternatief een transactie af te ronden met iDEAL.
  • Daarnaast dient van elke handelend bestuurder het thuisadres in het Admin Panel op de persoonlijke accountpagina ingevuld te zijn.

 

Aanvullend

Bovenstaande documenten dienen in de basis aangeleverd te worden. Het kan zijn dat Pay.nl aanvullende informatie vraagt, zoals een bewijs adres van het bedrijf en/of bestuurder. Dit dient altijd een "utility bill" te zijn (gas-, water- of elektrarekening) of een uittreksel Basisregistratie personen (BRP, voorheen GBA). Ook vragen wij mogelijk bewijs van inkoop op middels een inkoopfactuur.

 

Waarom heeft Pay.nl al die gegevens nodig?

Pay.nl is een financiële dienstverlener met een vergunning van De Nederlandsche Bank (DNB). Deze vergunning betekent dat we bevoegd zijn om financiële diensten aan te bieden en derdengelden te beheren. DNB houdt toezicht op Pay.nl en ziet erop toe dat wij financieel gezond zijn en voldoen aan voorwaarden voor een goed en kundig bestuur. Zo weet u als ondernemer zeker dat uw geld bij Pay.nl in betrouwbare handen is. Tevens brengt deze vergunning met zich mee dat Pay.nl te maken heeft met strenge regelgeving, bijvoorbeeld de Wft (Wet Financieel toezicht) en de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme).