Indien u betalingen ontvangt via Pay.nl, bieden wij u een aantal handige features om ‘in Sync’ te blijven. Hierdoor kunt u controleren of u alle betalingen wel echt heeft ontvangen en of uw boekhouding exact gelijk loopt met de gegevens die Pay.nl van u heeft. Uw omzetfacturen worden ingelezen in uw boekhouding en uw inkomsten en kostenfacturen worden binnen uw boekhouding tegen elkaar weggestreept. Dit proces wordt ook wel afletteren genoemd.
Exporteren vanuit de Admin
In onze transactieoverzichten en rapportages is het op dit moment mogelijk om in de onderstaande bestandsformaten te exporteren:
- Scherm (direct inzicht op uw beeldscherm of tablet)
- CSV
Afletteren in uw boekhoudpakket
Los van onze transactieoverzichten en rapportages is het vanaf heden mogelijk om transacties en clearings direct af te letteren. Met de Pay.nl Sync module kunt u verschillende bestandsformaten op zelf te kiezen momenten (dagelijks, wekelijks of maandelijks) afletteren in uw boekhoud- of softwarepakket, voor enkele boekhoudpakketten stellen we zelfs een directe koppeling beschikbaar.
- CSV
- MT940 (Boekhoudbestand)
- XML (Technisch communicatiebestand)
- Json (Technisch communicatiebestand)
1. Handmatig via de export van transactierapportages
Wilt u enkel weten welke transacties Pay.nl ontvangen heeft, dan kunt via de "Betaalde transactie" rapportage een CSV export bestand genereren. Dit export bestand bevat een overzicht van alle af- en bijschrijvingen. Het totaal van deze transacties vormen uw huidige boeksaldo. Vervolgens importeert u dit export bestand in uw boekhoudpakket. Dit is het bedrag dat op de derdengeldenrekening van ‘Stichting Pay.nl’ voor u wordt beheerd.
2. Afletteren op basis van uitbetalingen
Na elke uitbetaling stellen wij een zip-bestand beschikbaar. Dit zip-bestand bestaat uit meerdere mappen (Transactions, Summary, Clearings en Invoices). In de map "Transactions" vindt u onze detailbestanden. Hiervan is het MT940 formaat een veelgebruikt boekhoudbestand. Zodra u dit bestand inleest, wordt deze gekoppeld aan de uitbetaling die wij gestort hebben, waarna ook uw individuele posten worden afgeletterd. Als uw clearing is verrekend met een factuur dan vindt u deze in de map "Invoices" in het zip-bestand. In dit geval dient u de factuur in te boeken waarna hij gekoppeld en afgeletterd kan worden.
3. Afletteren op basis van transactiedatum via de Sync module
Met onze synchronisatiemodule kunt u dagelijks, wekelijks of maandelijks financiele data naar een externe bron sturen. Dit kan een een medewerkersaccount zijn in uw Pay.nl Admin of: via een extern e-mailadres, via een SFTP, een push naar een API url of naar één van onze gecertificeerde partners. Zo kunt u bijvoorbeeld uw boekhouder maandelijks transacties toesturen of periodiek transacties synchroniseren met een ERP module of boekhoudpakket.
Het begin en eindsaldo van uw Pay.nl aansluiting kan tijdens deze synchronisatie meegestuurd worden. Op deze manier kunt u uw ‘boeksaldo’ opnemen in de ‘te ontvangen gelden’ en blijft u in sync.
Afletteren van externe omzet
Niet alle betaalopties delen de visie van Pay.nl met betrekking tot de geldstroom. Bij betaalopties zoals PayPal en AmazonPay ontvangt u inkomsten in uw eigen wallet. Bij deze- en bij enkele achterafbetaalopties geldt Pay.nl enkel als gateway en sturen wij betalingen direct door. Deze gelden dient u bij deze betaalopties zelf op te vragen. Wel vindt u deze gelden als "externe" omzet in uw clearing terug.
U kunt deze externe omzet wel uit de Pay.nl admin exporteren, om zo uw administratie af te letteren. In principe is hier niets mee. De data van betaaloptie X zou 1 op 1 overeen moeten komen met de gegevens die Pay.nl heeft. Echter kan het voorkomen dat de aanbieder van de betaaloptie buiten ons domein transacties refund of kosten in rekening brengt waarvan wij niet op de hoogte worden gebracht. Aangezien u bij deze betaalopties een eigen boeksaldo aanhoudt adviseren wij om deze transacties ook via deze aanbieders zelf af te letteren.
Bescherm uw klantdata
De kans is groot dat u klantdata verwerkt in uw boekhoud- of ERP systeem. Zorg altijd voor een goede verwerkersovereenkomst tussen uw organisatie en onze partner. Uiteraard is de verwerkersovereenkomst en het privacybeleid van Pay.nl van kracht voor de data die wij van u beheren. Een bijkomend voordeel van een directe koppeling tussen Pay.nl en uw boekhoudpakket is dat u overzichtelijk klantdata beheert. Door verstandige keuzes te maken binnen de te exporteren gegevens deelt u nooit meer data dan noodzakelijk is met externe partijen.
De volgende boekhoudpakketten hebben een gecertificeerde koppeling met de Sync module van Pay.nl:
